Was deine erfassten Stunden verraten
Erfasste Stunden sind kein Archiv, sondern eine Entscheidungsgrundlage. Wir werten ein Agenturjahr aus: 1.207 Stunden auf vier Kunden — und sehen, welcher davon wirklich trägt.
8 Minuten Lesezeit
Vier Fragen, die deine Stunden beantworten
Aus denselben Buchungen lassen sich vier Blickwinkel bilden. Jeder führt zu einer anderen Entscheidung.
Welcher Kunde trägt?
Erlös geteilt durch Stunden — die Antwort überrascht öfter, als man denkt.
Welche Leistung ist zu knapp kalkuliert?
Dieselbe Position über mehrere Projekte gelegt zeigt das Muster.
Wie hoch ist die buchbare Quote?
Der Anteil der Anwesenheit, der auf Kundenprojekte geht — die Stellschraube deines Stundensatzes.
Wo entsteht interne Arbeit?
Akquise, Verwaltung, Weiterbildung: sichtbar gemacht, statt im Rest zu verschwinden.
Der Kundenblick: Erlös je Stunde
Vier Kunden, ein Jahr, jeweils ohne durchgereichte Fremdkosten gerechnet:
| Kunde | Modell | Erlös | Stunden | Je Stunde |
|---|---|---|---|---|
| Musterbau | Festpreis | 36.020 € | 390 | 92 € |
| Nordlicht | Monatspauschale | 34.200 € | 408 | 84 € |
| Feinkost Weber | Festpreis | 18.500 € | 165 | 112 € |
| Stadtwerke | Nach Aufwand | 21.400 € | 244 | 88 € |
| Gesamt | 110.120 € | 1.207 | 91 € |
Der größte Kunde ist nicht der beste.
Feinkost Weber bringt mit einem Siebtel der Stunden den höchsten Satz. Nordlicht liegt mit 84 € unter dem Listenpreis von 90 € — die Pauschale wird bei 34 Stunden im Monat ausgeschöpft und gehört auf den Prüfstand.
Diese Tabelle ist die Grundlage für zwei Gespräche: eines über die Anpassung der Pauschale, eines über mehr Projekte der Art, die Feinkost Weber beauftragt.
Der Leistungsblick: dasselbe Muster in jedem Projekt
Wenn die Leistungen in allen Projekten gleich heißen, lassen sie sich übereinanderlegen. Dann zeigt sich, welche Position regelmäßig länger dauert als kalkuliert — und um wie viel.
Im Beispiel der Kalkulationsserie waren es 60 geschätzte gegen durchschnittlich 71 erfasste Stunden im Screendesign. Diese elf Stunden sind kein Ausrutscher, sondern der neue Ansatz für das nächste Angebot.
Die Auswertung braucht dafür keine Statistik. Drei vergleichbare Projekte reichen, um aus einer Vermutung eine Zahl zu machen.
Die buchbare Quote: die stärkste Stellschraube
Jede Person hat rund 1.672 Anwesenheitsstunden im Jahr. Entscheidend ist, welcher Anteil davon auf Kundenprojekte geht.
| Rolle | Anwesenheit | Auf Kundenprojekte | Quote |
|---|---|---|---|
| Gestaltung | 1.672 | 1.290 | 77 % |
| Umsetzung | 1.672 | 1.170 | 70 % |
| Beratung | 1.672 | 1.005 | 60 % |
| Geschäftsführung | 1.672 | 900 | 54 % |
Zehn Prozentpunkte sind 167 Stunden — rund 15.900 €.
Deshalb bewegt die Quote den Stundensatz stärker als jede Preiserhöhung um fünf Euro.
Wichtig bei dieser Zahl: Sie bewertet Rollen, nicht Menschen. Beratung und Geschäftsführung haben zu Recht eine niedrigere Quote, weil Akquise, Führung und Verwaltung genauso zur Agentur gehören. Die Quote ist eine Planungsgröße für die Kalkulation — kein Leistungsurteil.
Interne Zeiten sind auch Daten
Wer Akquise, Verwaltung und Weiterbildung als eigene interne Projekte führt, bekommt die zweite Hälfte des Bildes. Aus „502 nicht gebuchte Stunden“ wird dann eine Aufteilung, mit der sich arbeiten lässt.
Das zahlt direkt auf die Kalkulation ein: Die anteiligen Kosten für Verwaltung und Akquise stecken im Stundensatz. Je genauer du sie kennst, desto belastbarer ist der Satz, mit dem du anbietest.
Dreißig Minuten im Monat
Erlös je Stunde für jeden aktiven Kunden
Leistungen, die über mehrere Projekte hinweg über Plan liegen
Buchbare Quote je Rolle im Vergleich zum Vormonat
Projekte, auf die länger nichts gebucht wurde
Aus diesen vier Blicken entsteht eine Entscheidung pro Monat. Das genügt, um eine Agentur zu steuern.
So hilft dir worqy dabei
Mit worqy sind diese Auswertungen erfreulich schnell zur Hand. Die erfassten Stunden liegen bereits am Projekt und am Kunden — es braucht nur den passenden Blick darauf.
Monatsberichte je Kunde
Zeitraum wählen und Kennzahlen, Kundenkarten, Projektdetails, Fremdkosten und Artikel ablesen. Die Grundlage für den Erlös je Stunde.
Monatsberichte →Projektübersicht mit Filtern
Nach Kunde, Verantwortlichen, Status und Reporting-Zeitraum filtern, Kennzahlen vergleichen und das Ergebnis nach Excel exportieren.
Projektübersicht und Auswertung →Umsatzübersicht über Jahre
Jahresauswahl, Jahresvergleich, Monatsdiagramm und Kundentabelle zeigen, wie sich ein Kunde entwickelt — nicht nur wie ein Monat lief.
Umsatzübersicht →Reportingdetails im Projekt
Erfasste Zeiten je Zeitraum, der Verlauf und eine Zusammenfassung — auf Wunsch als Zusammenfassung von worqy ai.
Reportingdetails →Kontakte zeigen ihre Umsätze
In den Kontaktdetails siehst du Projekte und Umsätze eines Kunden an einer Stelle — praktisch vor jedem Jahresgespräch.
Kontaktdetails →Interne Projekte für interne Zeit
Projekte lassen sich als intern anlegen. Damit erfasst dein Team Akquise und Verwaltung, ohne die Kundenauswertung zu verfälschen.
Projekt anlegen →Schnell, übersichtlich, unkompliziert — worqy.
Tipp
Sortiere deine Kunden einmal im Jahr nach Erlös je Stunde statt nach Umsatz. Die Reihenfolge, die dabei entsteht, beantwortet die meisten Fragen zur Ausrichtung von allein.
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