Deadlines, die du auch halten kannst
Ein Termin entsteht aus Kapazität, nicht aus Wunschdenken. Wir rechnen einen Launch rückwärts: 63 Arbeitstage, zwei Puffer und die Tage, die beim Kunden liegen.
8 Minuten Lesezeit
Rückwärts rechnen statt vorwärts hoffen
Der Launch steht am 15. November. Von dort aus rückwärts ergibt sich der Start — nicht umgekehrt.
| Phase | Arbeitstage | Liegt bei |
|---|---|---|
| Launch und Übergabe | 5 | Agentur |
| Test und Korrekturen | 5 | Agentur |
| Inhalte einpflegen | 8 | Agentur, Inhalte vom Kunden |
| Technische Umsetzung | 20 | Agentur |
| Designfreigabe | 5 | Kunde |
| Screendesign | 12 | Agentur |
| Konzept und Struktur | 8 | Agentur |
| Gesamt | 63 | rund 13 Wochen |
Dreizehn Wochen rückwärts vom 15. November bedeuten Start Mitte August. Wer im September beginnt, hat den Termin bereits verloren — nur weiß es dann noch niemand.
Die Tage beim Kunden gehören in den Plan
Fünf Tage Designfreigabe stehen in der Tabelle wie jede andere Phase. Sie sind Teil der Laufzeit, auch wenn in dieser Zeit niemand in der Agentur daran arbeitet.
Genauso die Inhalte: Wenn Texte und Bilder vom Kunden kommen, braucht das einen Termin mit Datum. „Kommt noch“ ist keine Planung.
Der Vorteil dieser Offenheit zeigt sich beim ersten Verzug. Wenn die Freigabe drei Tage später kommt, ist im Plan sichtbar, was das für den Launch bedeutet — sachlich und ohne Schuldfrage.
Zwei Puffer, zwei Zwecke
Aufwandspuffer
Acht Prozent auf die Eigenleistung, kalkuliert im Angebot. Er fängt ab, dass eine Leistung mehr Stunden braucht.
Kalenderpuffer
Sechs Arbeitstage im Plan, rund zehn Prozent. Er fängt ab, dass eine Freigabe später kommt oder jemand krank wird.
Beide werden gebraucht, und sie ersetzen sich nicht. Ein Projekt kann im Budget liegen und trotzdem den Termin reißen — genau dafür ist der zweite Puffer da.
Der Kalenderpuffer steht am Stück vor dem Launch, nicht verteilt. Verteilt wird er unbemerkt aufgebraucht.
Wenn ein Termin wackelt
Termine kippen selten plötzlich. Sie kündigen sich an: eine Leistung liegt über ihrer Hochrechnung, eine Freigabe steht seit drei Tagen aus, eine Rolle ist überbucht.
Die einzige schlechte Reaktion ist Abwarten. Früh gesagt ist eine Verschiebung eine gemeinsame Entscheidung, spät gesagt ist sie eine Enttäuschung.
Mit Vorlauf gibt es fast immer drei Wege: den Umfang für den ersten Termin schärfen, in zwei Schritten launchen oder den Termin verschieben. Alle drei sind besser als eine Nachtschicht.
So hilft dir worqy dabei
Mit worqy hängen Termin, Aufwand und Kapazität zusammen — dadurch merkst du früh, wenn ein Datum in Bewegung gerät.
Meilensteine im gemeinsamen Kalender
Kickoff, Designfreigabe, Launch: als Termine angelegt, für alle sichtbar, auf Wunsch mit Office 365 verbunden.
Kalender →Fällige Aufgaben statt Erinnerungslisten
Todos tragen ihr Datum und ihre zuständige Person. Was fällig wird, meldet sich von selbst.
Todo erstellen →Abwesenheiten vor der Zusage
Der Jahreskalender zeigt, wer in der geplanten Phase da ist. Termine entstehen damit aus echter Verfügbarkeit.
Abwesenheiten →Restbudget als Frühwarnung
Läuft eine Leistung über ihren Anteil, wackelt meist auch der Termin. Das Projektbudget zeigt das früh und farblich.
Projektbudget →Der Status hält den Plan sauber
Reportings laufen nur auf Projekte im Status „läuft“. Der Wechsel in die Abrechnung schließt den Zeitraum eindeutig ab.
Projektstatus →Niemand übersieht eine Frist
Benachrichtigungen in worqy und per E-Mail melden Änderungen an Aufgaben, die dich betreffen.
Benachrichtigungen →Schnell, übersichtlich, unkompliziert — worqy.
Tipp
Nenne im Angebot den Starttermin, nicht nur den Launch. Dann ist von Anfang an klar, dass ein späterer Start auch den Launch verschiebt.
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