Was dich ein Mitarbeiter wirklich kostet
Das Gehalt ist nur der erste Baustein. Trage deine Zahlen ein und du siehst sofort, was ein Arbeitsplatz pro Monat wirklich kostet.
6 Minuten Lesezeit
Rechne deine Vollkosten aus
Vollkosten pro Monat
4.527 €
Pro Jahr 54.328 €
Kostenfaktor 1,56 ×?
Personal
3.509 € 78 %
Miete und Gemeinkosten
700 € 15 %
Lizenzen
190 € 4 %
Hardware
128 € 3 %
Sachkosten netto eingeben. Gerechnet wird eine Vollzeitstelle mit dem Arbeitgeber-Faktor 1,21 für die gesetzlichen Sozialabgaben von rund 21 %. Bei 13. Gehalt oder Urlaubsgeld liegen 1,25 bis 1,30 näher an der Wirklichkeit.
Kurz gesagt
Ein Arbeitsplatz kostet rund das Eineinhalbfache des vereinbarten Bruttogehalts. Aus 2.900 € brutto werden im Beispiel 4.527 € Vollkosten im Monat und 54.328 € im Jahr.
Dazu addiert der Rechner die Arbeitgeberanteile, den Anteil an Miete und Gemeinkosten, die Lizenzen und die auf Nutzungsmonate verteilte Hardware.
Diese vier Blöcke stecken im Ergebnis
Jeder Block hat seine eigene Logik. Wenn du weißt, welcher Block das Ergebnis bewegt, weißt du auch, wo eine Entscheidung wirklich Wirkung hat.
Personal
Brutto mal Arbeitgeber-Faktor 1,21. Der Faktor deckt Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung, die Umlagen U1 bis U3 und die Berufsgenossenschaft. Aus 2.900 € werden so rund 3.509 €.
Miete und Gemeinkosten
Kaltmiete samt Nebenkosten plus Steuerberatung, Versicherungen, Marketing, Weiterbildung, Personalsuche und Verbandsbeiträge. Die Summe wird auf alle Köpfe verteilt: je größer das Team, desto kleiner der Anteil.
Lizenzen
Rollenspezifische Werkzeuge zählen voll, zum Beispiel Adobe Creative Cloud, Figma und ein Werkzeug mit ai-Unterstützung. Team-Lizenzen wie Microsoft 365, Chat und Zeiterfassung zählen anteilig.
Hardware
Du gibst den Anschaffungspreis ein, der Rechner verteilt ihn auf die Nutzungsmonate. Notebook, Monitor, Schreibtisch und Stuhl für 3.900 € über drei Jahre sind 108 € im Monat, dazu der Anteil an der gemeinsamen Technik.
Beispiel: aus 2.900 € werden 4.527 €
Die Voreinstellungen des Rechners, einmal in Zahlen: ein Mediengestalter mit 2.900 € Brutto in einer Agentur mit fünfzehn Mitarbeitenden, 6.000 € Miete, 4.500 € Gemeinkosten und ein Arbeitsplatz für 3.900 €.
| Block | Rechnung | Pro Monat |
|---|---|---|
| Personal | 2.900 € · 1,21 | 3.509 € |
| Miete und Gemeinkosten | 10.500 € ÷ 15 | 700 € |
| Lizenzen | 130 € + 900 € ÷ 15 | 190 € |
| Hardware | 3.900 € ÷ 36 + 18.000 € ÷ 60 ÷ 15 | 128 € |
| Vollkosten pro Monat | 4.527 € |
4.527 € im Monat, 54.328 € im Jahr — das 1,56-Fache des vereinbarten Brutto.
Setze acht Mitarbeitende und 4.800 € Brutto ein, dann zeigt der Rechner 7.509 € im Monat. Das sind rund 90.000 € im Jahr und genau der Wert, mit dem der Beitrag zur Projektkalkulation weiterrechnet.
Was du mit der Zahl machst
Die Vollkosten sind die Untergrenze deiner Kalkulation. Alles darunter zahlt die Agentur aus eigener Tasche.
Der Weg zum Stundensatz führt über die buchbaren Stunden: Jahreskosten geteilt durch die Stunden, die tatsächlich auf Kundenprojekten landen. Diese Rechnung steht komplett im Beitrag Agenturprojekte realistisch kalkulieren.
Auch für Gespräche ist der Kostenfaktor praktisch. Er zeigt in einer Zahl, welchen Rahmen eine Gehaltsanpassung im Monat tatsächlich bewegt.
Häufige Fragen
Was gehört zu den Vollkosten eines Mitarbeiters?
Vier Blöcke: das Bruttogehalt samt Arbeitgeberanteilen, der Anteil an Miete und Gemeinkosten, die Lizenzen und die auf Nutzungsmonate verteilte Hardware. Im Beispiel dieses Beitrags sind das 3.509 € Personal, 700 € Miete und Gemeinkosten, 190 € Lizenzen und 128 € Hardware.
Wie viel kostet ein Mitarbeiter mit 2.900 € brutto?
In einer Agentur mit fünfzehn Mitarbeitenden kommt der Rechner auf 4.527 € im Monat und 54.328 € im Jahr. Das ist das 1,56-Fache des vereinbarten Bruttogehalts.
Was steckt im Arbeitgeber-Faktor 1,21?
Der Faktor deckt die gesetzlichen Arbeitgeberanteile: Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung, die Umlagen U1 bis U3 und die Berufsgenossenschaft. Zusammen sind das rund 21 % des Bruttogehalts. Wer 13. Gehalt, Urlaubsgeld oder vermögenswirksame Leistungen zahlt, rechnet mit 1,25 bis 1,30.
Warum reicht das Bruttogehalt für die Kalkulation nicht?
Weil jeder Arbeitsplatz Raum, Technik, Lizenzen und Verwaltung mitträgt, die kein Kunde einzeln bezahlt. Wer nur mit dem Brutto rechnet, liegt im Beispiel um mehr als 1.600 € pro Monat unter den echten Kosten.
Wird Hardware mit dem Kaufpreis oder monatlich eingetragen?
Immer mit dem Anschaffungspreis. Der Rechner verteilt ihn selbst auf die Nutzungsmonate: 3.900 € über drei Jahre sind 108 € im Monat, dazu kommt der Anteil an der gemeinsam genutzten Technik.
Wie komme ich von den Vollkosten zum Stundensatz?
Teile die Jahreskosten durch die Stunden, die tatsächlich auf Kundenprojekten landen. Bei 54.328 € und 1.170 buchbaren Stunden sind das 46 € pro Stunde, an denen sich der Verkaufspreis nach oben orientiert.
So hilft dir worqy dabei
Mit worqy ist der Weg von diesen Kosten zu belastbaren Zahlen total unkompliziert. Stunden, Budgets, Sachkosten und Auswertungen liegen im selben Arbeitskontext — du musst sie nicht erst zusammensuchen.
Stunden bleiben im Projektkontext
Dein Team bucht Zeiten auf Projekt und Leistung. Damit siehst du, wie viele der bezahlten Stunden wirklich auf Kundenprojekte gehen.
Reporting und Zeiterfassung →Anwesenheit sauber abgegrenzt
Urlaub, Krankheit und Home-Office stehen im gemeinsamen Jahreskalender. Die Tage, die für Projekte übrig bleiben, sind dadurch belegt statt geschätzt.
Abwesenheiten →Budgets kennen ihre Grenze
Lege je Projektleistung ein Netto-Budget an, optional mit eigenem Stundensatz. Verbrauch und Restbetrag siehst du farblich im Projekt.
Projektbudget →Sachkosten laufen mit
Lizenz- und Hardwarerechnungen erfasst du als Eingangsrechnung, worqy ai liest die Daten aus PDF und ZUGFeRD. Deine Gemeinkosten bleiben dadurch aktuell.
Eingangsrechnungen →Monat für Monat gegengerechnet
Die Monatsberichte zeigen Stunden, Leistung und Fremdkosten je Kunde und Projekt. Der Vergleich mit deinen Vollkosten ist damit eine Sache von Minuten.
Monatsberichte →Erlös je Stunde im Blick
Die Projektübersicht rechnet Stunden und Erlöse je Projekt zusammen. So erkennst du, welche Projekte deutlich über den Vollkosten liegen.
Projektübersicht und Auswertung →Schnell, übersichtlich, unkompliziert — worqy.
Tipp
Rechne den Wert einmal im Jahr neu, am besten nach der Gehaltsrunde. Fünf Minuten Pflege halten deine Stundensätze zwölf Monate lang belastbar.
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