Eine gute Kalkulation ist eine Rechnung mit klaren Bausteinen. Wir rechnen einen Website-Relaunch komplett durch: vom eigenen Stundensatz über die Leistungen und Fremdkosten bis zur Nachkalkulation nach dem Launch.
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Halte zuerst fest, was am Ende übergeben wird. Eine Website mit sechs Seitentypen und zwanzig gepflegten Seiten ist etwas anderes als „eine Website“. Je konkreter das Ziel, desto genauer die Zahlen.
Ein Satz pro Ergebnis genügt: was geliefert wird, in welcher Qualität und in welcher Menge. Daraus entsteht der Leistungsumfang, auf den sich beide Seiten später beziehen.
Eine Gesamtsumme sagt wenig. Sechs bis zehn Leistungen sagen viel. Konzept, Design, Umsetzung, Abstimmung, Projektleitung: Jede Leistung bekommt ihre eigenen Stunden und ihr eigenes Budget.
Der Gewinn zeigt sich im laufenden Projekt. Du siehst je Leistung, wie viel bereits verbraucht ist, und erkennst früh, welche Position mehr Raum braucht.
Schätze jede Leistung dreimal: den schnellen Verlauf, den wahrscheinlichen Verlauf und den aufwendigen Verlauf. Kalkuliere mit dem wahrscheinlichen Wert und behalte die Spanne als Risikobild im Kopf.
Zwei Positionen gehören in jede Kalkulation: Abstimmung und Projektleitung. Beides kostet echte Zeit. Zehn bis fünfzehn Prozent des Projektaufwands sind dafür ein guter Startwert.
Lege außerdem fest, wie viele Korrekturschleifen enthalten sind. Diese eine Zeile im Angebot macht spätere Gespräche leicht.
Ab hier wird gerechnet. Alle Zahlen sind Beispielwerte einer Agentur mit acht Mitarbeitenden — setze deine eigenen ein, die Logik bleibt gleich.
Der Stundensatz trägt mehr als ein Gehalt. Er trägt den Arbeitsplatz, die Lizenzen, die Verwaltung, die Akquise und alles, was kein Kunde direkt bezahlt.
| Arbeitgeberbrutto (Gehalt und Sozialabgaben) | 65.000 € |
| Arbeitsplatz: Raum, Technik, Lizenzen, Weiterbildung | 12.000 € |
| Anteil Verwaltung, Akquise und Geschäftsführung | 13.000 € |
| Vollkosten pro Person und Jahr | 90.000 € |
Wie diese 90.000 € zusammenkommen, rechnest du mit deinen eigenen Zahlen im Vollkostenrechner für einen Arbeitsplatz nach.
| Arbeitstage im Jahr | 260 |
| Feiertage, Urlaub, Krankheit und Weiterbildung | − 51 |
| Anwesenheitstage · 8 Stunden | 1.672 h |
| Davon auf Kundenprojekte buchbar: 70 % | 1.170 h |
90.000 € ÷ 1.170 h = 77 € pro Stunde
Das ist der Punkt, an dem du deine Kosten deckst. Mit 15 % Aufschlag für Gewinn und Investitionen liegt der Listenpreis bei rund 90 € pro Stunde.
Ein Wert bewegt diese Rechnung stärker als jede Gehaltsverhandlung: der buchbare Anteil. Fallen statt 70 % nur 60 % der Anwesenheit auf Kundenprojekte, sind es 1.003 Stunden — und schon 90 € pro Stunde decken lediglich die Kosten.
In der Praxis arbeiten die meisten Teams mit Sätzen je Rolle. Für die Beispielkalkulation gilt: Beratung und Projektleitung 105 €, Konzept und Design 95 €, technische Umsetzung 90 €.
Der Auftrag: neue Website mit sechs Seitentypen, zwanzig gepflegten Seiten, zwei Korrekturschleifen im Design, Übergabe mit Schulung.
| Leistung | Stunden | Satz | Summe |
|---|---|---|---|
| Kickoff, Analyse und Konzept | 40 | 95 € | 3.800 € |
| Seitenstruktur und Wireframes | 32 | 95 € | 3.040 € |
| Screendesign, sechs Seitentypen | 60 | 95 € | 5.700 € |
| Technische Umsetzung | 120 | 90 € | 10.800 € |
| Inhalte einpflegen, zwanzig Seiten | 24 | 90 € | 2.160 € |
| Test und zwei Korrekturschleifen | 28 | 90 € | 2.520 € |
| Launch, Übergabe und Schulung | 12 | 90 € | 1.080 € |
| Projektleitung und Abstimmung, 12 % | 38 | 105 € | 3.990 € |
| Eigenleistung gesamt | 354 | 33.090 € |
Jede Zeile ist später eine eigene Budgetposition. Genau in dieser Aufteilung siehst du im laufenden Projekt, welche Leistung Raum hat und welche knapp wird.
Bilder, Schriften, Druck, Hosting, externe Partner: Diese Beträge gehören in die Kalkulation, bevor das Angebot rausgeht. Führe sie getrennt von deiner eigenen Leistung, damit jederzeit sichtbar bleibt, was durchgereicht wird und was deine Arbeit ist.
| Bildlizenzen | 600 € |
| Schriftlizenzen | 400 € |
| Server und Einrichtung durch Partner | 800 € |
| Aufschlag für Auswahl, Prüfung und Abwicklung, 10 % | 180 € |
| Fremdkosten gesamt | 1.980 € |
| Eigenleistung aus Schritt 2 | 33.090 € |
| Risikopuffer auf die Eigenleistung, 8 % | 2.650 € |
| Angebotssumme netto | 37.720 € |
Im Angebot steht eine runde Zahl: 38.000 € netto.
Gegenprobe: 38.000 € minus 1.980 € Fremdkosten, geteilt durch 354 Stunden, ergibt rund 101 € pro Stunde. Das liegt über dem Listenpreis von 90 € — der Puffer ist eingerechnet und das Projekt trägt.
Die gleiche Kalkulation lässt sich unterschiedlich anbieten. Entscheidend ist, wie klar der Umfang heute schon beschreibbar ist.
Festpreis
Passt bei klar beschriebenem Umfang, wie im Beispiel. Der Puffer gehört fest hinein, und ein Satz regelt, ab wann ein Zusatzwunsch ein Nachtrag ist.
Nach Aufwand
Passt bei offenen Vorhaben. Vereinbare eine Obergrenze und einen festen Rhythmus für Zwischenstände, im Beispiel etwa 38.000 € als Deckel.
Monatspauschale
Passt bei laufender Betreuung. Aus 30 Stunden im Monat zu 95 € werden 2.850 € pauschal — plus einer Regel für Mehrleistung.
Vier Monate später ist die Website live. Jetzt kommt die wertvollste Zahl des ganzen Projekts: der Vergleich zwischen geplanten und erfassten Stunden.
| Leistung | Geplant | Erfasst | Abweichung |
|---|---|---|---|
| Kickoff, Analyse und Konzept | 40 | 36 | − 4 |
| Seitenstruktur und Wireframes | 32 | 30 | − 2 |
| Screendesign, sechs Seitentypen | 60 | 78 | + 18 |
| Technische Umsetzung | 120 | 126 | + 6 |
| Inhalte einpflegen, zwanzig Seiten | 24 | 38 | + 14 |
| Test und zwei Korrekturschleifen | 28 | 24 | − 4 |
| Launch, Übergabe und Schulung | 12 | 14 | + 2 |
| Projektleitung und Abstimmung | 38 | 44 | + 6 |
| Gesamt | 354 | 390 | + 36 |
36 Mehrstunden, rund 10 % — und das Projekt trägt trotzdem.
36.020 € Eigenleistung durch 390 Stunden ergibt 92 € pro Stunde. Das liegt weiterhin deutlich über den 77 €, die deine Kosten decken. Genau dafür war der Puffer da.
Drei Erkenntnisse für das nächste Angebot: Screendesign mit sechs Seitentypen braucht rund 75 statt 60 Stunden. Das Einpflegen von Inhalten verdient eine eigene, größere Position. Und die dritte Korrekturschleife gehört ausdrücklich ins Angebot — entweder als enthaltene Leistung oder als benannter Nachtrag.
Nach fünf so ausgewerteten Projekten schätzt du nicht mehr. Du rechnest mit Erfahrungswerten.
Ergebnisse benannt und beschrieben
Projekt in einzelne Leistungen zerlegt
Je Leistung ein wahrscheinlicher Aufwand geschätzt
Abstimmung, Projektleitung und Korrekturschleifen eingeplant
Stundensätze je Rolle aus den Vollkosten hergeleitet
Fremdkosten getrennt erfasst und Puffer gesetzt
Nachkalkulation nach dem Launch fest eingeplant
Mit worqy ist diese Rechnung wunderbar unkompliziert. Planung, erfasste Stunden und Auswertung liegen im selben Projekt — die Nachkalkulation aus Schritt 4 entsteht dadurch ganz nebenbei.
Budget direkt im Projekt
Beim Anlegen entscheidest du, ob das Projekt auf Stundenbasis, mit Budget oder intern geführt wird. Die 38.000 € begleiten das Projekt von der ersten Zusage an.
Projekt anlegen →Jede Zeile der Tabelle als Budgetposition
Lege je Projektleistung ein Netto-Budget an, optional mit eigenem Stundensatz oder Multiplikator. Verbrauch, Restbetrag und Auslastung siehst du farblich im Projekt.
Projektbudget →Fremdkosten getrennt geführt
Bild- und Schriftlizenzen oder Partnerleistungen erfasst du im eigenen Bereich des Projekts. So bleibt der Unterschied zwischen durchgereichten Kosten und eigener Arbeit sichtbar.
Fremdkosten im Projekt →Stunden bleiben im Projektkontext
Dein Team bucht Zeiten auf Projekt und Leistung. Die 78 Stunden im Screendesign fallen dadurch auf, während das Projekt läuft — nicht erst danach.
Reporting und Zeiterfassung →Auswertungen für die Nachkalkulation
Die Projektübersicht und die Monatsberichte liefern Stunden, Kosten und Ergebnis je Projekt und Kunde. Genau die Zahlen aus Schritt 4, ohne eigene Tabelle.
Projektübersicht und Auswertung →Vom Angebot zur Rechnung
Aus dem angenommenen Angebot wird in worqy die Rechnung. Beim Anlegen von Projekten unterstützt dich worqy ai mit Vorschlägen für Projektname und Beschreibung.
Angebot erstellen und verwalten →Schnell, übersichtlich, unkompliziert — worqy.
Benenne die Projektleistungen über alle Projekte hinweg gleich. Dann zeigt dir die dritte Website, wie viele Stunden Screendesign bei dir wirklich braucht — und die Schätzung wird zur Erfahrung.
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