Der Statusbericht, den Kunden wirklich lesen
Lange Berichte werden überflogen, kurze gelesen. Fünf Zeilen jede Woche, immer gleich aufgebaut — hier als vollständiges Beispiel aus dem Website-Relaunch.
7 Minuten Lesezeit
Fünf Zeilen genügen
Ein Statusbericht beantwortet fünf Fragen. Mehr braucht niemand, weniger lässt Raum für Sorgen.
| Fertig | Was diese Woche abgeschlossen wurde |
| Läuft | Woran gerade gearbeitet wird |
| Brauche ich von dir | Was der Kunde liefert oder freigibt — mit Datum |
| Termin | Hält oder verschiebt sich, in einem Satz begründet |
| Budget | Verbrauch im Verhältnis zum Fortschritt |
Die dritte Zeile ist die wichtigste. Sie macht den Bericht zu einer Handlungsaufforderung statt zu einer Nachricht, die man später liest.
So sieht er aus
Website-Relaunch · Stand Freitag, KW 36
Fertig: Screendesign für vier der sechs Seitentypen, Startseite in der finalen Fassung.
Läuft: Die beiden verbleibenden Seitentypen, parallel der Aufbau der freigegebenen Vorlagen.
Von dir: Freigabe der Startseite bis Mittwoch, Produktbilder bis 20. September.
Termin: Launch am 15. November, unverändert.
Budget: 44 Prozent verbraucht bei 41 Prozent Fortschritt — im Rahmen.
Sechs Zeilen, zwei Minuten Aufwand, und der Kunde weiß am Freitagnachmittag, woran er ist. Genau das erspart den Anruf am Montagmorgen.
Der Rhythmus zählt mehr als die Länge
Ein Bericht, der jeden Freitag kommt, baut Vertrauen auf, auch wenn er einmal kurz ausfällt. Ein Bericht, der nur bei Problemen kommt, erzeugt bei jedem Erscheinen Anspannung.
Deshalb: fester Tag, feste Uhrzeit, gleiche Struktur. Bei kleinen Projekten reicht alle zwei Wochen — Hauptsache verlässlich.
Und die unangenehme Nachricht kommt zuerst, nicht am Ende. Wer als Erster berichtet, dass ein Termin wackelt, behält die Deutungshoheit über die Lösung.
Budget offen zeigen
Viele Agenturen lassen die Budgetzeile weg, aus Sorge vor Diskussionen. Tatsächlich passiert das Gegenteil: Wer den Verbrauch wöchentlich zeigt, muss ihn am Ende nicht erklären.
Zwei Zahlen genügen — Verbrauch und Fortschritt. Liegen sie nah beieinander, ist alles gesagt. Laufen sie auseinander, ist der Nachtrag bereits vorbereitet, bevor er nötig wird.
Bei Abrechnung nach Aufwand gehört zusätzlich der Stand gegenüber der Obergrenze hinein.
So hilft dir worqy dabei
Mit worqy stehen die fünf Zeilen in wenigen Minuten — die Zahlen liegen bereits im Projekt.
Zusammenfassung aus dem Projekt
Reportingdetails zeigen erfasste Zeiten, Verlauf und eine Zusammenfassung des Zeitraums — auf Wunsch als Zusammenfassung von worqy ai.
Reportingdetails →Die Budgetzeile ist abgelesen
Das Projektbudget zeigt Verbrauch, Restbetrag und Auslastung je Leistung. Aus dieser Ansicht wird die letzte Zeile deines Berichts.
Projektbudget →Was fertig ist, steht im Board
Erledigte und laufende Aufgaben ergeben die ersten beiden Zeilen, ohne dass jemand nachfragen muss.
ToDo: Boardübersicht →Offene Freigaben sichtbar
Eine Spalte „Zur Abstimmung“ sammelt genau das, was in die Zeile „Von dir“ gehört.
Spalten verwalten →E-Mail-Texte einmal anlegen
Wiederkehrende Texte passt du zentral an, sodass Anschreiben und Berichte in einheitlicher Sprache rausgehen.
E-Mail-Texte anpassen →Den Freitagstermin automatisieren
Mit worqy flow läuft ein Ablauf nach Zeitplan, der dich freitags erinnert oder den Versand vorbereitet — jede Woche gleich.
worqy flow →Schnell, übersichtlich, unkompliziert — worqy.
Tipp
Schreibe den Bericht am Freitagvormittag, nicht am Nachmittag. Dann bleibt Zeit, die Zeile „Von dir“ noch persönlich nachzufassen, bevor das Wochenende beginnt.
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